Większość przedsiębiorców zapytanych o termin przechowywania dokumentacji prawie automatycznie odpowie 5 lat.
Co do zasady mają rację, ale są wyjątki.
W poniższej tabeli przedstawiamy zestawienie terminów przechowania dokumentacji firmowej.
Dokumenty przekazywane do ZUS
| Rodzaj dokumentu | Termin przechowywania |
| Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, np. ZUS ZUA | 5 lat od daty przekazania |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące – przekazane do ZUS od początku 2012 | 5 lat od daty przekazania |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące – przekazane do ZUS do końca 2011 | 10 lat od daty przekazania |
| Zgłoszenia ZUS IWA | 10 lat od daty przekazania |
| Dowody potwierdzające: – opłacanie za siebie samego składki na ubezpieczenie społeczne – wysokość podstawy wymiaru opłacanych za siebie składek | ZUS może je skontrolować za okres od 31 grudnia 1998 |
| Dokumentacja pracownicza: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, zleceniobiorców i osób współpracujących. |
|
Dokumenty finansowe
| Rodzaj dokumentu | Termin przechowywania |
| Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) i ewidencja przychodów prowadzona na potrzeby rozliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| Księgi rachunkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| Ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, np. rejestry VAT, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka) | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| Dokumenty inwentaryzacyjne, na przykład spis z natury | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Deklaracje podatkowe, w tym deklaracje VAT i roczne zeznania podatkowe, np. PIT-36, PIT-36L | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dowody księgowe na przykład faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | Co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. |
