Jak zgłosić fakturę scamową na koncie KSeF?

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskali wygodne narzędzie do odbierania i przechowywania faktur. KSeF porządkuje obieg dokumentów, ułatwia dostęp do faktur i pozwala szybciej odnaleźć dokumenty zakupowe.

Warto jednak pamiętać o jednej istotnej kwestii: faktury trafiają na konto nabywcy w KSeF na podstawie numeru NIP wskazanego przez wystawcę. System nie weryfikuje, czy numer ten został wpisany prawidłowo. W efekcie na koncie podatnika mogą pojawić się faktury dokumentujące transakcje, które nigdy nie miały miejsca.

W większości przypadków może to być rezultat zwykłej pomyłki, jednak nie można wykluczyć także działań celowych. Ministerstwo Finansów określa takie dokumenty mianem faktur scamowych.

Dobra wiadomość jest taka, że samo pojawienie się takiej faktury w KSeF nie powoduje automatycznie negatywnych skutków podatkowych. Kluczowe jest to, aby podatnik nie uwzględnił jej w rozliczeniach, w szczególności nie odliczył wykazanego na niej podatku VAT ani nie zaliczył wydatku do kosztów podatkowych bez rzeczywistej transakcji.

Czym jest faktura scamowa w KSeF?

Faktura scamowa to faktura, która może być wynikiem oszustwa, nadużycia albo nieuprawnionego działania. Może dokumentować transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca, albo zostać wystawiona na podmiot, który nigdy nie współpracował z wystawcą.

Problem może pojawić się między innymi wtedy, gdy wystawca wpisze błędny numer NIP albo celowo wystawi fakturę na dane innego przedsiębiorcy. Taka faktura może następnie pojawić się na koncie nabywcy w KSeF, mimo że przedsiębiorca nie zamawiał towaru ani usługi.

Aby umożliwić szybkie reagowanie na takie sytuacje, w KSeF 2.0 wprowadzono mechanizm zgłaszania podejrzeń nadużyć bezpośrednio do administracji skarbowej.

Kto może zgłosić fakturę scamową?

Zgłoszenia nadużycia może dokonać osoba lub podmiot posiadający uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF w danym kontekście. W praktyce może to być na przykład:

• nabywca,
• pracownik nabywcy,
• biuro rachunkowe,
• inny podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur.

Prawa do zgłaszania nadużycia nie ma natomiast sprzedawca ani osoba lub podmiot działający z jego upoważnienia.

Kiedy warto zgłosić podejrzaną fakturę?

Zgłoszenie faktury scamowej nie jest obowiązkiem podatnika. Przepisy ustawy o VAT nie nakładają takiego wymogu. Jest to jednak narzędzie, które może pomóc administracji skarbowej w wykrywaniu oszustw podatkowych i ograniczaniu ryzyka związanego z obrotem nierzetelnymi dokumentami.

Ministerstwo Finansów wskazuje przykładowe sytuacje, które mogą sugerować, że faktura wymaga szczególnej weryfikacji:

• faktura została wystawiona przez podmiot, z którym przedsiębiorca nigdy nie współpracował,
• transakcja wskazana na fakturze w rzeczywistości nie miała miejsca,
• próby kontaktu ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia sprawy zakończyły się niepowodzeniem,
• sprzedawca nie figuruje w dostępnych rejestrach, takich jak Wykaz podatników VAT, CEIDG czy KRS,
• na fakturze występują liczne błędy językowe mogące sugerować próbę oszustwa,
• dokument zawiera nietypowo krótki termin płatności, mający wywołać presję na odbiorcy,
• faktura zawiera podejrzane linki internetowe lub odwołania do niezweryfikowanych źródeł.

Ważne

Wystąpienie jednej z powyższych okoliczności nie oznacza automatycznie, że faktura jest scamowa. Błędy językowe, brak kontaktu ze sprzedawcą czy nietypowy termin płatności mogą wynikać także z przyczyn niezwiązanych z oszustwem.

Dlatego przed dokonaniem zgłoszenia warto przeanalizować kilka przesłanek łącznie i ocenić sytuację w sposób obiektywny. Zgłoszenie powinno być oparte na realnym podejrzeniu nadużycia, a nie na samym dyskomforcie lub nieporozumieniu biznesowym.

Jakich faktur nie należy zgłaszać?

Mechanizm zgłaszania nadużyć w KSeF nie służy do rozwiązywania sporów biznesowych. Nie każda sporna faktura jest fakturą scamową.

Nie należy zgłaszać faktur:

• dokumentujących rzeczywiste transakcje, nawet jeśli strony nie zgadzają się co do wartości usługi lub towaru,
• będących przedmiotem reklamacji lub sporu dotyczącego jakości wykonania usługi,
• wyłącznie z powodu niezadowolenia ze współpracy z kontrahentem,
• w celu utrudnienia działalności konkurencji.

Celem tej funkcjonalności jest przeciwdziałanie wystawianiu pustych faktur, wyłudzeniom VAT, oszustwom karuzelowym oraz ochrona uczciwych podatników.

Jak zgłosić fakturę scamową w KSeF?

Zgłoszenie podejrzanej faktury odbywa się bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Procedura jest stosunkowo prosta, ale wymaga wskazania powodu zgłoszenia oraz przygotowania uzasadnienia.

Procedura krok po kroku

• Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
• Przejdź do zakładki „Faktury”, a następnie „Lista faktur”.
• Otwórz szczegóły wybranej faktury.
• Wybierz opcję „Zgłoszenie nadużycia”.
• Wskaż powód zgłoszenia.
• Uzupełnij uzasadnienie.
• Potwierdź wymagane oświadczenie.
• Kliknij przycisk „Zgłoś”.

Pamiętaj o uzasadnieniu

Kluczowym elementem zgłoszenia jest opis przyczyn, które skłoniły podatnika do uznania faktury za podejrzaną. Zgłoszenie nie ma charakteru wyłącznie technicznego. Wymaga przedstawienia podstawowej argumentacji.

Warto również pamiętać, że:

• jedno zgłoszenie dotyczy tylko jednej faktury,
• nie ma możliwości zbiorczego zgłaszania wielu dokumentów,
• ta sama faktura może zostać zgłoszona w różnych kontekstach przez różne podmioty uprawnione.

Co dzieje się po zgłoszeniu?

Po otrzymaniu zgłoszenia administracja skarbowa przeprowadza jego analizę i weryfikację. Podatnik nie otrzymuje jednak informacji o przebiegu postępowania ani o jego ostatecznym wyniku.

Oznacza to, że zgłoszenie jest przekazaniem informacji o potencjalnym nadużyciu, ale nie uruchamia dla podatnika osobnego trybu informowania o rezultatach działań administracji skarbowej.

Czy można wycofać zgłoszenie?

Tak. Jeżeli zgłoszenie zostało złożone omyłkowo, możliwe jest jego wycofanie. W takim przypadku również należy podać uzasadnienie swojej decyzji.

Podobnie jak przy zgłaszaniu nadużycia:

• wycofanie dotyczy pojedynczej faktury,
• nie można wycofać wielu zgłoszeń jednocześnie,
• sprzedawca oraz osoby działające z jego upoważnienia nie mają prawa wycofania zgłoszenia.

Jak sprawdzić status zgłoszenia?

KSeF umożliwia sprawdzenie informacji dotyczących zgłoszenia lub wycofania zgłoszenia. System może zwracać między innymi informacje o:

• aktualnym statusie faktury,
• dacie ostatniej zmiany statusu,
• uzasadnieniu ostatniego zgłoszenia lub wycofania.

Czy brak zgłoszenia powoduje konsekwencje?

Samo niezgłoszenie faktury scamowej nie wiąże się z automatycznymi sankcjami dla podatnika. Kluczowe znaczenie ma sposób jej rozliczenia.

Negatywne konsekwencje mogą pojawić się przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca:

• odliczy VAT z nierzetelnej faktury,
• zaliczy wydatek do kosztów uzyskania przychodów mimo braku rzeczywistej transakcji.

Dlatego każdą nieznaną lub budzącą wątpliwości fakturę należy dokładnie zweryfikować przed uwzględnieniem jej w rozliczeniach podatkowych.

Podsumowanie

Faktury scamowe mogą pojawić się na koncie przedsiębiorcy w KSeF wskutek błędu lub celowego działania wystawcy. Ministerstwo Finansów udostępniło mechanizm zgłaszania takich dokumentów, który pozwala szybko przekazać informację o potencjalnym nadużyciu administracji skarbowej.

Zgłoszenie jest dobrowolne, ale może przyczynić się do ograniczania wyłudzeń podatkowych i zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Najważniejsze jest jednak to, aby nie rozliczać faktur, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji.

W praktyce oznacza to jedno: faktura widoczna w KSeF nie powinna być automatycznie traktowana jako dokument do rozliczenia. Zanim trafi do ewidencji, warto sprawdzić, czy faktycznie dotyczy rzeczywistej transakcji zawartej przez przedsiębiorcę.