Wielu przedsiębiorców wciąż postrzega księgowość jako konieczny, biurokratyczny obowiązek. Tymczasem rola nowoczesnej księgowej ewoluuje. Dziś to analityk i doradca, który dba o bezpieczeństwo finansowe firmy. Rozmawiamy z Joanną Birak, ekspertem z 5-letnim doświadczeniem. Pytamy o to, jak unikać kosztownych błędów i dlaczego warto zadawać pytania. Sprawdzamy też, czy finanse da się zrozumieć.

I. Wprowadzenie: Więcej niż papierologia

IRBiR: Ma Pani 5 lat doświadczenia i już stanowisko Zastępcy Kierownika. Obalmy mit na start: czy nowoczesna księgowa to wciąż osoba zakopana w papierach? Czy może strategiczny partner, który pilnuje bezpieczeństwa firmy?

Joanna Birak: Nowoczesna księgowa to już nie osoba w okularach, która siedzi za biurkiem i tylko wklepuje dokumenty. Dzięki nowym technologiom ta rola się zmieniła. Teraz możemy pobierać dokumenty z innych programów lub pracować na skanach. To oszczędza czas. Dzięki temu poświęcamy go więcej na analizę i realne wsparcie przedsiębiorstwa. Skupiamy się na sytuacji przedsiębiorcy, jego wydatkach i przychodach.

Jest Pani w trakcie przygotowań do egzaminu na Doradcę Podatkowego. W tej branży to „Mount Everest”. Skąd ta ambicja i co ten tytuł zmieni dla Pani klientów?

Joanna Birak: Zawsze chciałam być kimś więcej niż tylko księgową od „wklepywania dokumentów”. Chcę, aby przedsiębiorcy otrzymali pełne wsparcie w jednym miejscu. Jako księgowa nie mogę doradzać. To uprawnienie zastrzeżone m.in. dla doradców podatkowych. Dążę do tego, by moja praca wykraczała poza proste wyliczenia podatków. Chcę pomagać w optymalizacji podatkowej, kontaktach z urzędami oraz reprezentować klientów przed sądem.

Księgi handlowe, uproszczona księgowość, kadry… W czym czuje się Pani najmocniej i dlaczego?

Joanna Birak: Lubię wszystkie te obszary, ale najbliższe są mi księgi handlowe. Cenię je za rezultaty pracy, takie jak sprawozdanie finansowe. W księgach handlowych widać pełny obraz firmy. Widzimy jej sytuację majątkową i finansową. Możemy analizować majątek, źródła jego finansowania, rentowność czy zadłużenie.

II. Edukacja Finansowa: Jak zrozumieć podatki?

Wielu przedsiębiorców na słowo „księgowość” dostaje gęsiej skórki. W jaki sposób Pani szkolenia na Wirtualny Irbir udowodnią, że finanse da się zrozumieć i okiełznać?

Joanna Birak: W moich szkoleniach udowadniam, że podatki i finanse są zrozumiałe. Kluczem jest odpowiednie przygotowanie. Przed podjęciem decyzji trzeba zadać sobie wiele pytań. Należy przeanalizować wszystkie „za” i „przeciw”. Właśnie tego uczę kursantów.

Czy Pani materiały są tylko dla księgowych? Czy właściciel firmy (lub NGO), który nie zna się na cyferkach, też wyciągnie z nich konkret dla siebie?

Joanna Birak: Moje materiały pomogą zarówno księgowym, jak i właścicielom firm czy NGO. Staram się tłumaczyć prostym językiem. Unikam cytowania skomplikowanych ustaw. Zależy mi, aby właściciele firm rozumieli mechanizmy podatkowe. Chcę, aby wiedzieli, jak one funkcjonują i przestali się ich bać.

III. Kompetencje i Rynek

Przepisy zmieniają się w Polsce błyskawicznie. Jak Pani radzi sobie z byciem na bieżąco? Jak Pani klienci mogą spać spokojnie, wiedząc, że nic ich nie zaskoczy?

Joanna Birak: Śledzę zmiany przepisów na bieżąco. Oprócz tego analizuję interpretacje podatkowe, orzeczenia i wyroki sądowe. Regularnie uczestniczę też w webinarach, szkoleniach i kursach branżowych.

Zarządza Pani zespołem księgowym. Po czym przedsiębiorca może w 5 minut poznać, czy jego biuro rachunkowe naprawdę dba o jego interesy, czy tylko „klepie faktury”?

Joanna Birak: Dobre biuro traktuje każdą firmę jak własną. Widać to po zaangażowaniu. Gdy widzimy braki w dokumentach, reagujemy. Jeśli brakuje potwierdzeń, które mogą obniżyć podatek, kontaktujemy się z klientem. Dzwonimy lub piszemy z prośbą o dosłanie braków. Często prosimy też o wyjaśnienie pozycji na wyciągu bankowym. Może tam być wydatek, na który nie otrzymaliśmy faktury.

Łączy Pani twardą wiedzę z Uniwersytetu Ekonomicznego z praktyką. Czego uczelnia nie uczy, a co „życie” w biurze rachunkowym zweryfikowało najszybciej?

Joanna Birak: Uczelnia na pewno nie uczy samego księgowania. Jeden z wykładowców powiedział nam wprost: „uniwersytet nie nauczy Was księgowania, ale nauczy filozoficznego podejścia do finansów”. Uważam, że w pełnej księgowości to podejście jest bardzo ważne. Co zweryfikowało życie? Przede wszystkim realną współpracę z klientami.

IV. Konkretna rada: Sprawdź to, zanim wyślesz dokumenty

Na koniec: Konkretna rada Joanny Birak. Co każdy przedsiębiorca powinien sprawdzić w swoich dokumentach jeszcze dzisiaj? O co zapytać księgową, żeby uniknąć kłopotów?

Joanna Birak: Zanim dostarczysz dokumenty do księgowości, sprawdź kilka rzeczy. Upewnij się, że masz:

• ✅ Całą sprzedaż (wszystkie numery faktur, raporty fiskalne).
• ✅ Wszystkie faktury zakupu. Przeanalizuj wyciąg bankowy. Sprawdź, czy masz dokument na każdy wydatek (również faktury zaliczkowe i rozliczeniowe).
• ✅ Potwierdzenia zapłaty. Dotyczy to polis, podatków, opłat lokalnych, koncesji czy składek członkowskich.
• ✅ Umowy i harmonogramy. Pamiętaj o leasingach, kredytach i aktach notarialnych przy zakupie nieruchomości.

Warto też zadawać pytania z wyprzedzeniem. Skonsultuj się przed zawarciem umowy leasingu lub zakupem nieruchomości. Zapytaj o kwestie VAT i PIT przed nową inwestycją. Pamiętaj też, by informować księgową o zakupach zagranicznych. To kluczowe dla rozliczeń VAT.

Podsumowanie

Współczesna księgowość to partnerstwo. Wymaga ono sprawnej komunikacji. Joanna Birak wskazuje, że kluczem do bezpieczeństwa jest rzetelność i zadawanie pytań. Analiza przed działaniem to najlepsza strategia dla każdego przedsiębiorcy.

Autor: Dominika Rotkegel

Social Media Manager